비서는 경영자나 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌합니다. 이를 위해 일정을 관리하고 업무를 조율하며 외부와의 연락, 방문객 안내 등의 보좌 업무를 전담하며, 또한 업무 수행에 도움이 될 만한 자료를 정리하거나 필요한 문서를 작성하고, 대내외 행사를 준비하거나 외부 행사에 동행하기도 합니다.
비서가 하는 일
비서의 업무는 조직 규모, 보좌하는 상사 직급, 근무 장소, 업무에 대한 전문성 등에 따라 크게 전문비서와 일반비서로 구분됩니다.
전문비서는 소속 기관에 따라 기업 비서, 공공기관 비서, 교육연구 비서, 의료 비서, 법률 비서, 회계 비서, 의원 비서, 대사관 비서, 경호비서 등 다양하게 구분될 수 있습니다.
비서가 하는 일은 다음과 같습니다.
- 각종 자료를 분류 정리하고 문서작성 등의 사무적인 업무를 수행하며, 상사와 함께 회의에 참석하여 회의록을 작성하거나 요약
- 상사의 지시 연락사항을 전달하고, 내외부로부터 접수된 문서와 메일, 전화 등을 검토하여 보고
- 회의소집 연락을 하며 회의진행이 원활히 이루어지도록 준비
- 상사의 일정을 계획, 관리, 조정하고 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌한
- 우편물이나 서류 보관, 각종 자료의 정리 및 문서작성, 전화응대, 회의소집, 방문객 접대 등의 업무를 수행
비서의 업무 환경
비서는 대부분 비서실이나 사무실 내에서 정규시간 동안 업무를 봅니다. 회의 및 일정 계획, 방문객 맞이, 전화 응대 등을 위해 여러 가지 사무장비나 접대 물품들이 구비된 공간인 경우가 많습니다.
비서가 되는 방법
일반적으로 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되며, 대기업이나 외국계 회사에서는 대졸 이상의 학력이 요구됩니다. 관련 정규교육 과정으로 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있습니다.
컴퓨터 활용능력과 커뮤니케이션 능력, 어학 실력을 갖추면 취업에 더욱 유리하며, 외국계 기업에 근무하기 위해서는 관련 언어로 문서 작성과 회화를 할 수 있어야 합니다.
일반적으로 공개 채용 및 추천으로 채용이 이루어지며, 관련 학과가 개설된 학교나 사설 교육기관으로 추천 의뢰가 많이 들어오는 편입니다. 국내외 일반기업이나 정부기관, 금융기관, 의료기관, 언론계 등 다양한 분야에서 활동할 수 있습니다.
일부 기업에서는 사무직 직원으로 채용하여 비서직으로 발령을 내기도 하고, 비서로 채용했다가 총무과, 인사과 등 사무직으로 발령을 내기도 합니다.
최근에는 계약직으로 채용되는 빈도가 높아져 일정 기간 근무 후 이직하기도 하는데, 2~3년 이상의 경력을 갖춘 구직자를 시장에서 많이 선호하는 편입니다.
상사의 신상이나 업무 관련 사항에 대해 비밀과 보안을 유지하는 것이 중요하다. 보좌하는 상사가 비서를 믿고 주요 일정이나 비밀서류를 맡길 수 있을 정도로 신뢰감을 주어야 하며, 문서관리나 보안을 철저히 할 수 있는 꼼꼼함이 필요합니다.
보좌하는 일이 주 업무이기 때문에 자신의 성취를 드러내기보다 상사가 업무를 성공적으로 수행할 수 있도록 돕는 능력이 중요합니다.
- 관련 학과: 비서학과, 비서행정학과, 국제비서과, 경영학과, 국제사무학과, 비서 정보과, 경호비서학과, 호텔경영학과, 항공경영학과, 어문계열학과 등
- 관련 자격: 비서 1급/2급/3급
비서 연봉
비서의 연봉은 전문비서와 일반비서 사이에서도 천차만별이며 전문비서의 경우도 경력과 능력에 따라 일반적이지 않을 정도로 격차가 크다고 알려져 있습니다.
국회의원의 비서인 보좌진의 연봉을 예로 들어보겠습니다. 국회의원들은 보통 8명의 보좌직원과 1명의 인턴을 둘 수 있습니다. 4급 보좌관 2명, 5급 비서관 2명, 6~9급 비서 각 1명씩이며 이들은 모두 별정직 공무원으로 임명됩니다. 국회의원 보좌진은 직급별 보수가 정해져 있습니다.
위 이미지는 2019년 기준 국회의원 보좌진의 연봉 현황입니다. 4급 보좌진의 경우 약 8,330만 원(세전), 5급 비서관은 7,350만 원, 9급 비서는 3,431만 원을 받는데 상여금이 포함된 금액입니다. 2019년 기준이므로 현재는 조금 더 높을 것으로 예상됩니다.
보좌진은 국회의원실 공고를 통해 채용되는데 사실상 국회의원에게 전적으로 채용권한이 있고 해임 권한 역시 국회의원이 갖고 있습니다. 의원이 의원직 상실형을 받아 의원직을 박탈당하면 함께 일자리를 잃기도 합니다.
또 다른 예로 로펌의 비서의 연봉은 3,000만 원 중반대로 형성되어 있습니다. 연봉이 타 직업에 비해 높은 수준이라고 말할 수는 없겠지만 입사 경쟁률은 높은 편에 속한다고 말할 수 있겠습니다.
이처럼 비서는 어떤 환경에서 근무하느냐에 따라 연봉이 다를 수 있음을 참고하셔야겠습니다.
비서 전망
비서는 기업체 임원이나 경영진을 보좌하는 역할을 수행하기 때문에, 일반적으로 기업체의 비서는 경영전략에 따른 임원 감축 여부에 따라 고용에 직접적인 영향을 많이 받습니다.
또한 많은 기업들이 경영효율화를 위해 정규직으로 채용하기보다는 파견직(아웃소싱)이나 비정규직으로 채용하는 경우가 많아 경기불황 시 신규고용 감소뿐만 아니라 기존 고용인원 중에서도 우선 구조조정 대상이 될 가능성이 큽니다.
기술이 발달하면서 비서들이 수행하던 일정관리 등을 스마트폰의 일정관리, 명함관리 애플리케이션 등을 사용하여 임원진 스스로 하는 등, 일정관리나 예약 등의 단순 업무는 시스템에 의해 대체됨으로써 비서의 고용감소를 가져오는 요인으로 작용할 것으로 보입니다.
하지만 비서는 조직의 의사결정권자인 임원, 혹은 조직원의 업무를 보좌함으로써 조직의 생산성과 성과를 향상하는 데 기여하는 직업이고, 특히 사람과 사람 간의 업무를 다룬다는 특징이 있으므로 첨단기술발전이 단순 업무를 중심으로 일정 부분 대체한다고 하더라도 완전한 대체는 어려울 것으로 보입니다.
특히 최근 팀원들과 협업하고 업무를 수행하는 팀 비서 형태가 증가 추세인 것은 기업체에서의 비서 고용을 증가시키는 요인으로 작용할 수도 있을 것으로 보여 임원에 대한 비서는 감소할 것이나, 팀 비서는 늘어날 수도 있습니다.
산업이 고도화, 전문화되면서 비서도 특정분야의 전문성을 가진 비서를 중심으로 고용할 것으로 보여 전문비서의 고용은 상대적으로 늘어날 것으로 전망됩니다.
대형병원, 회계 및 법무법인 등에서 의료 비서, 법률 비서, 회계 비서 등을 비롯해 특정 산업이나 외국계 업체 등 특정 전문분야에 역량을 가진 전문비서의 수요가 늘어날 것으로 보입니다. 또한 보안이나 안전 문제로 인해 경호비서의 수요도 증가할 수 있습니다.
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